¿Qué es un albarán? Validez Fiscal
¿Es obligatoria la contabilidad de los albaranes o puedo esperar a que me llegue la factura?, ¿tiene el albarán valor contable?, ¿sirve como medio de prueba fiscal?, ¿puede sustituir un albarán a la factura?
El albarán no es más que un documento mercantil que se utiliza como justificante de la entrega de un bien o de un servicio.
Su uso no es obligatorio pero agiliza mucho la operatoria entre proveedores y clientes, al evitar tener que facturar todo lo que se entrega.
El albarán se entrega al comprador que lo va a firmar como medio de prueba de haber recibido el material y de comprobación de que lo suministrado coincide con lo solicitado. Al final de mes se le hará una factura donde se incluirán los albaranes realizados durante este periodo”
El uso del albarán es muy extendido en aquellas empresas destinadas a la compraventa de mercancías como instrumento ágil de justificación de entrega y recepción de las mismas.
no existe una legislación del albarán ni mercantilmente, ni contablemente, ni fiscalmente. Ha sido su uso y costumbre comercial los que le ha dado su naturaleza como medio de prueba.
Esta falta de regulación hace que el albarán no tenga validez frente a terceros y no supone para ninguna de las partes obligación o derecho. El albarán en ningún caso puede actuar como sustituto de la factura.
¿Qué efectos fiscales y contables supone el albarán?
- Desde el punto de vista fiscal solo justifica una operación de compra o venta la expedición de una factura. El albarán es un documento sin validez de cara a la Agencia Tributaria lo que significa que a la hora de realizar su contabilidad (tanto de compra como de venta) debemos hacerlo sin IVA. El IVA solo se devengará en el momento de hacer la factura.
- Desde el punto de vista contable sería necesaria la contabilidad de los albaranes para cumplir con el Principio del devengo y reflejar las transacciones atendiendo al momento en que se producen. Es cierto que amparándose en el Principio de Importancia relativa son muchas las empresas que no contabilizan el albarán y se esperan a contabilizar directamente la factura.
No confundas el albarán con la factura
Contabilidad de los albaranes
a) En las compras
- (400) Proveedores. La utilizamos para las facturas pendientes de pago.
- (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. Las documentadas en letras de cambio
- (4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar. Esta será la que utilicemos para los albaranes.
La anotación contable desde el punto de vista del comprador sería la siguiente:
En el momento en que recibe la mercancía y el albarán correspondiente (lo haremos sin anotar el IVA)
Debe | Haber | |
(600) Compra de mercaderías | xxxx | |
(4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar | xxxx |
Cuando posteriormente nos entreguen la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)
Debe | Haber | |
(4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar | xxxx | |
(472) H.P. IVA soportado | xxxx | |
(400) Proveedores | xxxx |
Por el posterior pago
Debe | Haber | |
(400) Proveedores | xxxx | |
(572) Banco c/c | xxxx |
b) En las ventas
- (430) Clientes. Facturas pendientes de cobro
- (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. Las documentadas en letras de cambio
- (4309) Clientes facturas pendientes de formalizar. Los albaranes
La anotación contable desde el punto de vista del vendedor sería la siguiente:
En el momento en que entrega la mercancía y el albarán correspondiente (Sin el IVA)
Debe | Haber | |
(4309) Clientes facturas pendientes de formalizar | xxxx | |
(700) Venta de mercaderías | xxxx |
Cuando posteriormente entreguemos la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)
Debe | Haber | |
(4309) Clientes facturas pendientes de formalizar | xxxx | |
(477) H.P. IVA repercutido | xxxx | |
(430) Clientes | xxxx |
En el momento del cobro
Debe | Haber | |
(572) Banco c/c | xxxx | |
(430) Clientes | xxxx |