¿Es obligatoria la contabilidad de los albaranes o puedo esperar a que me llegue la factura?, ¿tiene el albarán valor contable?, ¿sirve como medio de prueba fiscal?, ¿puede sustituir un albarán a la factura?

El albarán no es más que un documento mercantil  que se utiliza como justificante de la entrega de un bien o de un servicio.

Su uso no es obligatorio pero agiliza mucho la operatoria entre proveedores y clientes,  al evitar tener que facturar todo lo que se entrega.

El albarán se entrega al comprador que lo va a firmar como medio de prueba de haber recibido el material y de comprobación de que lo suministrado coincide con lo solicitado. Al final de mes se le hará una factura donde se incluirán los albaranes realizados durante este periodo”

El uso del albarán es muy extendido en aquellas empresas destinadas a la compraventa de mercancías como instrumento ágil de justificación de entrega y recepción de las mismas.

no existe una legislación del albarán ni mercantilmente, ni contablemente, ni fiscalmente.  Ha sido su uso y costumbre comercial los que le ha dado su naturaleza como medio de prueba.

Esta falta de regulación hace que el albarán no tenga validez frente a terceros y no supone para ninguna de las partes obligación o derecho. El albarán en ningún caso puede actuar como sustituto de la factura.

¿Qué efectos fiscales y contables supone el albarán?

• Desde el punto de vista fiscal solo  justifica una operación de compra o venta la expedición de una factura. El albarán es un documento sin validez de cara a la Agencia Tributaria lo que significa que a la hora de realizar su contabilidad (tanto de compra como de venta) debemos hacerlo sin IVA. El IVA solo se devengará en el momento de hacer la factura.
• Desde el punto de vista contable sería necesaria la contabilidad de los albaranes para cumplir con el Principio del devengo y reflejar las transacciones atendiendo al momento en que se producen. Es cierto que amparándose en el Principio de Importancia relativa son muchas las empresas que no contabilizan el albarán y se esperan a contabilizar directamente la factura.

No confundas el albarán con la factura

a) En las compras

• (400) Proveedores. La utilizamos para las facturas pendientes de pago.
• (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. Las documentadas en letras de cambio
• (4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar. Esta será la que utilicemos para los albaranes.

La anotación contable desde el punto de vista del comprador sería la siguiente:

En el momento en que recibe la mercancía y el albarán correspondiente (lo haremos sin anotar el IVA)

	Debe	Haber
(600) Compra de mercaderías	xxxx
(4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar		xxxx

Cuando posteriormente nos entreguen la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)

	Debe	Haber
(4009) Proveedores facturas pendientes de recibir o formalizar	xxxx
(472) H.P. IVA soportado	xxxx
(400) Proveedores		xxxx

 

Por el posterior pago

	Debe	Haber
(400) Proveedores	xxxx
(572) Banco c/c		xxxx

 

b) En las ventas

• (430) Clientes. Facturas pendientes de cobro
• (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. Las documentadas en letras de cambio
• (4309) Clientes facturas pendientes de formalizar. Los albaranes

La anotación contable desde el punto de vista del vendedor sería la siguiente:

En el momento en que entrega la mercancía y el albarán correspondiente (Sin el IVA)

	Debe	Haber
(4309) Clientes facturas pendientes de formalizar	xxxx
(700) Venta de mercaderías		xxxx

Cuando posteriormente  entreguemos la factura (que incluye el importe del albarán y el IVA)

	Debe	Haber
(4309) Clientes facturas pendientes de formalizar		xxxx
(477) H.P. IVA repercutido		xxxx
(430) Clientes	xxxx

En el momento del cobro

	Debe	Haber
(572) Banco c/c	xxxx
(430) Clientes		xxxx